Secretaresse, ben jij nog in control in deze tijd van het coronavirus?

Als secretaresse ben je vaak als een “kapitein op het schip” in jouw organisatie. Je verstaat je vak, je kent de organisatie en de mensen door en door, weet welke wegen je kunt bewandelen en regelt het allemaal wel. Lukt dit je nu nog? Nu jij, of juist bijna al je collega’s vanuit huis werken? Of voel jij je ongemakkelijk bij deze thuiswerk situatie? We zijn wel gewend aan niet alle daagse situaties of andere taken, maar nu wordt er waarschijnlijk heel wat van je gevraagd. Er zijn zoveel vraagstukken in de organisatie. Hoe blijf jij in deze tijd kapitein op jouw schip?! Graag help ik je hiermee op weg.

 

Waarschijnlijk zit je midden in de organisatie van crisis overleggen, al dan niet op afstand. Ontvangen jullie berichten dat toeleveranciers hun deuren sluiten, waardoor jullie niet kunnen leveren of produceren. Welke klanten moeten welke berichten ontvangen? Hoe wordt er met bezoek om gegaan? Hoe komt het met de personele bezetting? Zijn de nodige financiële steun regelingen voor werknemers of de organisatie al aangevraagd? Welke projecten of reizen moeten worden gecanceld of worden doorgeschoven?… en zo kan ik nog wel even doorgaan.

 

Het zijn niet alledaagse vraagstukken. En het zijn er veel. Tel daarbij het op afstand werken op. Niet op je eigen vertrouwde werkplek. Niet met de mensen om je heen, maar op afstand. Een hele uitdaging om het overzicht te houden en samen te werken.

 

Wat je hierbij helpt is het werken met een online projectmanagement tool. Er zijn meerdere varianten beschikbaar… en die gaan je echt helpen!

 

Why?

 

  1. In een projectmanagement tool kun jij al je taken en vraagstukken registreren.
  2. Je kunt deze taken of vraagstukken aan collega’s toewijzen.
  3. Je kunt er deadlines aan hangen.
  4. Je kunt er bijlagen aan toevoegen zodat niemand op zoek hoeft in de mail naar de laatste versie van het protocol of de afspraken.
  5. Je kunt alle communicatie (updates/informatie/etc.) over dit vraagstuk of deze taak hierin verwerken, zodat alle communicatie op 1 plek terug te vinden is. Geen tig mails in je inbox. Niet langer zoeken naar wat er ook alweer was afgesproken.
  6. Je hebt overzicht. Je kunt taken/vraagstukken logisch onder projecten ‘hangen’, zodat je in een oogopslag ziet wat er nog gedaan moet worden.
  7. Je kunt updates delen met collega’s.
  8. Je kunt checklisten aan je taken/vraagstukken toevoegen. Zodat je af kunt vinken welke stappen zijn doorlopen. Nog meer overzicht.
  9. En niet geheel onbelangrijk: het is online. Dus met een account heeft iedere collega toegang. Je kunt zelfs externen uitnodigen zodat zij op de hoogte zijn of met je kunnen samenwerken.

 

Met dit totaaloverzicht van taken en vraagstukken in één tool ben jij weer kapitein in jouw organisatie.

 

Interessante projectmanagement tools zijn Trello, Asana, Planner (in Office 365), Monday en Favro.

 

Voel jij je nog onzeker of ongemakkelijk om hiermee aan de slag te gaan zodat je echt in control bent en blijft in deze tijd? Momenteel, door het coronavirus, bied ik een korting van 50% op mijn online tool trainingen, waarin al deze 5 tools worden behandeld. Dit doe ik, omdat we nu met z’n allen plotseling worden gedwongen op afstand samen te werken, terwijl nog lang niet alle organisaties hierop voorbereid zijn. Zo kan ik jou helpen om  jouw organisatie draaiende te houden.

 

Heb je belangstelling? Stuur me dan een pb. Dan vertel ik je graag meer. Je kunt gelijk starten, leert werken met Office 365 en G Suite en krijgt toegang tot eigen oefen/test accounts en naast alle tools in deze pakketten leer je werken met ruim 20 andere tools.

 

Lieve mensen, stay save. Blijf gezond. En weet, iedereen voelt de onzekerheid. Niet alleen jij. All my love, Hinke.