Nieuw leiderschap vraagt andere ondersteuning – hoe jij je leidinggevende en organisatie door deze crisis helpt.

Pro-actief werken, initiatief nemen, verbanden leggen (binnen en buiten de organisatie) en zorgen dat jij je leidinggevende altijd een stapje voor bent. Leiderschap tonen. Zorgen dat je zichtbaar bent. Dat zijn de skills voor een future-proof assistant. Hoe helpen deze skills je nu, in deze tijd van de coronacrisis?

Er komt momenteel heel wat op bestuurders, directies, ondernemers en managers af. Het is een onzekere tijd en niemand weet precies wat er komen gaat. Hoe kun jij ze helpen om hun leiderschap te tonen, zowel binnen als buiten de organisatie, in deze crisis? Lees nu verder als jij je leidinggevende in deze tijd maximaal wilt ondersteunen.

 

Vanochtend volgde ik het webinar ‘Leiderschap in een nieuwe realiteit’ van EY waarin o.a. Edith Schippers, President DSM, en Hein Schumacher, CEO Koninklijke FrieslandCampina aan het woord kwamen over leiderschap in deze tijd; een nieuwe realiteit. Zij vertelden over de verschillende fases in de organisaties:

  • Van voorbereiden en improviseren, waarin een goede duidelijke basis voor de situatie wordt gelegd.
  • De fase ‘business as unusual’, waarin je trouw blijft aan waar je voor staat, waarin je als bedrijf zijnde, terug gaat naar je kerntaak, terug gaat naar de basis. Waarin je focust om connected te blijven (intern en extern) en vooral focust op de lange termijn, zorgen dat je mensen bij je hebt.
  • En de fase na de crisis. Waar niet altijd tijd voor is om nu al over na te denken, maar waarin het wel belangrijk is om hier tijd voor te maken. Om te kijken waar je leiderschap voor staat, hoe je kijkt naar je portfolio.

 

En wat betekent dit nu voor jou als secretaresse/assistant? Hoe kun jij nu, in deze tijd, van nog grotere meerwaarde zijn voor je leidinggevende?

 

Er spelen momenteel eigenlijk in iedere organisatie, groot en klein, vier thema’s waarin jij een belangrijke, grote rol kunt spelen.

 

1. Online Tools, op afstand werken, digitalisering. Ik zeg het nu al een paar weken: waar het voorheen nog toekomstmuziek was, één van de grote ontwikkelingen in het secretaresse vak, is het nu de realiteit. We moeten allemaal op afstand, met online systemen en tools werken. Ik ben er van overtuigd dat dit straks, na de crisis ook zal aanhouden. Nu we op afstand samenwerken en de online tools/systemen zolang, intensief, gebruiken, vallen we straks echt niet 100% terug naar de oude situatie. Hein Schumacher was hier ook van overtuigd. Dit is iets blijvends.

 

Jij kunt hier, als secretaresse/assistant, een grote rol in spelen. Vaak ben jij de aangewezen persoon die systemen kent, waar collega’s vragen hoe iets werkt of hoe ze iets moeten doen. Jij wordt vaak gevraagd iets te organiseren… nu dus op afstand. Als jij zorgt dat je de tools en systemen kent, dan ken je de mogelijkheden, dan kun je deze naast de eisen en wensen van je organisatie leggen en zo adviseren over tools en systemen. Maar je kunt ook zorgen dat je de tool of het systeem door en door kent. Dan kun jij je collega’s helpen die er nog niet helemaal mee uit de voeten kunnen. Zo zorg je dat de hele organisatie efficiënt en professioneel met de tools kan werken.

 

2. Communicatie intern. Communicatie is cruciaal op dit moment. Leidinggevenden moeten zorgen dat ze connected blijven met de medewerkers. Mensen maken zich zorgen, zijn niet gewend aan thuis werken, hebben vragen, weten misschien niet altijd hoe ze nu hun werk goed moeten doen, etc. etc. Het is zo ontzettend belangrijk om er nu te zijn voor de medewerkers.

 

En hier kun jij een belangrijke rol in spelen. Er moet een duidelijke basis zijn voor de huidige situatie. Zodat de medewerkers een uitgangspunt hebben. Maar ook moeten er andere manieren van interactie komen. Dus misschien toch die online vrijdagmiddagborrel. Ook al voelt het wat gek en doet iedereen er lacherig over. Het is wel een moment om even in contact te zijn met je medewerkers. Extra contactmomenten. Waarop medewerkers vragen kunnen stellen aan hun leidinggevende. Of nieuws updates via mail, sharepoint, intranet of welk communicatiekanaal dan ook. Stay connected! En hier kun jij een grote rol in spelen. Jij kunt dit organiseren of als jij nu signaleert dat hier een gat aan het ontstaan is, is het jouw taak om dit punt op de agenda te zetten. Vaak ben jij toch al de persoon die meer dingen uit de organisatie hoort dan je leidinggevende. Benut deze informatie professioneel en zorg dat de organisatie op deze geluiden in kan springen.

 

3. Communicatie extern. In deze tijd is het belangrijk om niet alleen connected te blijven met je medewerkers. Maar ook met externe partijen. Leveranciers, klanten, samenwerkingspartijen, overheid. Noem het maar op. Zoals Hein Schumacher mooi zei “zorg dat je mensen bij je hebt in deze tijd”. Dit betekent dat je transparant moet zijn, eerlijk zijn. Vertellen wat je aan de situatie doet en wat zij mogelijk kunnen doen. Oor en oog hebben voor de zorgen van de ander. Ook hier, stay connected.

Maar ook laten zien wat je maatschappelijke waarde is. Een mooi voorbeeld hierin is dat DSM momenteel bezig is om een desinfectans te produceren. Niet hun reguliere taak, maar wel iets waar zij de middelen voor hebben. Kortom, laat zien dat je in de samenleving staat en wat je voor de samenleving kunt betekenen.

 

En hierin kun jij ook een grote rol spelen. Organiseer videocalls met partijen. Simpelweg om te vragen hoe het gaat, om te connecten. Samen de uitdagingen uit te spreken en oplossingen te zoeken. Of stuur informatie updates over jullie situatie naar deze partijen. Zoek elkaar op. Denk mee in wat jouw organisatie kan betekenen voor de samenleving, in deze situatie. Maar deel ook ‘best practices’ met elkaar, of zoek deze op voor je organisatie.

 

4. En last but not least worden er momenteel veel regelingen in het leven geroepen voor organisaties, zoals uitstel van betaling belastingen, tegemoetkomingen etc. etc. Als organisatie is het belangrijk dat je hier van op de hoogte bent en de nodige zaken aanvraagt of meldt.

 

Jij kunt je organisatie helpen om deze regelingen in beeld te krijgen, je hierover te laten adviseren. Al is het maar die videocall met een accountant inplannen.

Maar ook vanuit HR oogpunt. Hier spelen ook vele vraagstukken. Jij kunt je in zaken verdiepen, vragen stellen aan experts, je leidinggevende hierover informeren, of de nodige afspraken voor hem/haar plannen, zodat je leidinggevende de juiste stappen kan nemen voor zijn/haar medewerkers. Want investeren in medewerkers is cruciaal op dit moment. Zorgen dat iedereen mee kan komen. Flexibiliteit en aanpassingsvermogen is erg belangrijk, maar voor sommige mensen best nog wel een drempel. Help je collega’s er over heen. Help je leidinggevende dit zien en hierop inspringen.

Ook werd geadviseerd de connectie met de overheid aan te gaan. Zeker wanneer je in een internationale organisatie werkt. Want hoe zit het met de locaties en medewerkers in het buitenland? Welke regelingen gelden daar? Ook hier kun jij een coördinerende rol in spelen.

 

Een belangrijk devies voor organisaties in deze tijd is: zorg dat je eerlijk bent, ethisch handelt en uitlegbare besluiten neemt.

 

Jij kunt je leidinggevende hierin helpen. Door te signaleren, zaken bespreekbaar te maken, verbindingen te leggen, je inhoudelijk in zaken te verdiepen, mee te kijken buiten de organisatie (wat gebeurt er in de branche of juist in andere branches), mee denken over belangrijke afspraken die gemaakt moeten worden. In deze tijd is het meer en meer belangrijk dat je een tweede paar ogen en oren bent voor je leidinggevende, want er komt heel wat op zijn/haar bordje. Als jij hierop inspringt, hierin helpt, is een ding zeker: dan zal deze nieuwe realiteit heel leerzaam voor je zijn, jij kunt je onderscheiden, zichtbaar maken in de organisatie.

 

Voelt dit nog als een uitdaging? Heb je gewoon weinig gevoel bij hoe je dit kunt doen? Ken je de online systemen en tools nog niet of niet voldoende? Vind je het lastig om initiatief te nemen, op te staan in de organisatie, van je te laten horen en zichtbaar te zijn, pro-actief te werken en verbindingen te leggen. Geen idee waar je de tijd vandaan moet halen om de diepte, de inhoud in te duiken? Of voelt het op afstand werken, het niet naast je leidinggevende zitten, nog zo onwennig?

 

Twijfel dan niet langer en stuur me een bericht. Ik kan je helpen met deze uitdagingen. In mijn online trainingen leer jij in 90 dagen wat een secretaresse/assistant in deze tijd en de tijd die gaat komen, na de crisis, nodig heeft. Waar future-proof de toekomst was, is het nu de realiteit.