De grootste angst van de secretaresse

Als directiesecretaresse kwam ik het al tegen. Wat lijkt de grootste angst van secretaresse: samenwerken. Tegenwoordig hoor ik werkgevers er regelmatig over: “Nou, dat punt ligt nog wat gevoelig binnen onze organisatie”. Maar waarom dan? Als je mee wilt groeien met de ontwikkelingen in het vak is het cruciaal dat je hiermee aan de slag gaat.

Probeer jij het deze keer?!

Er is tijd geweest dat het een compliment was dat de secretaresse iedereen, die zaken met de directie wilde bespreken, op afstand hield. Soms letterlijk, doordat je bij haar bureau langs moest om bij de persoon in kwestie te komen. Zo erg, dat collega’s onderling zeggen ‘probeer jij het deze keer’.

En natuurlijk is het een van de taken van de secretaresse om een eerste selectie te maken en bovenal prioriteiten te stellen; niet alles hoeft het bureau van directieleden te bereiken en ook zeker niet op stel en sprong. Ik heb voor en met directies, Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen leden gewerkt, dus ik weet hoe het werkt.

Maar het gaat mis wanneer de secretaresse teveel vasthoud aan deze houding en dus deze taak te letterlijk neemt. En dan met name richting de collega secretaresses. Want dat is wat ik binnen veel organisaties tegen ben gekomen en nog altijd tegen kom; moeizame, tijdrovende trajecten (ja, ik noem het trajecten) om tot een interne afspraak in de agenda te komen. Geen of moeizaam informatie willen delen. Dagen nodig hebben om stukken te laten tekenen. Et cetera.

Met deze houding creëer je een soort machtspositie: je collega’s hebben jou waarschijnlijk echt wel nodig om inzicht in de agenda te krijgen, of om een stuk te laten tekenen. Maar ik kan je wel vertellen, voor een future-proof carrière als assistant red je het niet met deze schijn-machtspositie.

Creativiteit & Leiderschap

Laten we eerlijk zijn, we mogen ervan uit gaan dat we als (interne) collega secretaresses hetzelfde belang hebben. Dus help elkaar als het gaat om agenda beheer. Natuurlijk zitten die agenda’s vol en is het beheer ervan complex. Maar zie de mogelijkheden en kansen, wees creatief i.p.v. star vast te houden aan dat ene gaatje in die agenda. Denk met elkaar mee.

Moet je iets bespreken met je leidinggevende of documenten laten tekenen, neem dan initiatief. Natuurlijk, hij/zij heeft een volle agenda en is niet altijd aanwezig. Maar neem je ruimte/pak je tijd wanneer deze er is of vraag er gewoon om: je gaat tenslotte geen kopje thee drinken, je hebt serieuze zaken te bespreken. Mijn ervaring is dat de directieleden waarmee ik heb samengewerkt de tijd maakten als ik deze vroeg, ze wisten dat ik geen tijd vroeg voor koetjes en kalfjes. En naar je collega secretaresse kun je heel helder communiceren: hij/zij is pas donderdag op kantoor, eerder lukt niet, maar dan regel ik het voor je. In plaats van meerdere keren doorgeven dat ‘er geen tijd was om te tekenen/het te vragen’. Neem initiatief en pak je leiderschapsrol!

Deel ook informatie met elkaar. Vanzelfsprekend heb je in je functie ook te maken met vertrouwelijke informatie, maar er is zoveel andere informatie (stukken) die je wel met elkaar kunt delen. Waar je elkaar mee verder kunt helpen. Je secretariaten mee kunt professionaliseren. Je efficiënter kunt werken en zo tijd overhoudt voor andere taken.

Meerwaarde

En dan natuurlijk de grote vraag: Waarom heb je deze houding aangenomen? Ben je bang dat iemand je functie overneemt? Bang dat je functie verdwijnt? Is het gewenning, weet je niet beter? Heeft het maken met competenties, sta je zonder deze machtspositie je vrouwtje (mannetje) niet? Heeft het te maken met je dienstbare houding naar de persoon waar jij voor werkt?

Angsten komen voort uit onzekerheden. En hier kun je aan werken! Kijk eens oprecht waarom je deze houding aanneemt en ga hiermee aan de slag. Train je vaardigheden of competenties. Volg een studie. Voer een goed gesprek. De oplossing is misschien kleiner of dichterbij dan je denkt.

Wat de reden ook is, ik kan je alleen maar van harte aanbevelen om hieraan te gaan werken en deze houding los te laten om te gaan samenwerken. Want los van het feit dat het bewust niet efficiënt samenwerken, in bovenstaande voorbeelden, gigantisch tijdrovend en frustrerend is voor iedereen (het is toch ook voor jou niet efficiënt als iemand vijf keer langs moet lopen of bellen om een afspraak te kunnen plannen of een stuk te laten tekenen), zijn er zoveel mooie kansen in het samenwerken met je interne (secretaresse) collega’s.

Ook durf ik te stellen dat je van grotere meerwaarde kunt zijn voor je leidinggevende door deze houding los te laten. Sterker nog: door samen te werken professionaliseren jullie de dienstverlening van de secretariaten en vergroten jullie je meerwaarde voor de organisatie in het algemeen. Organisaties willen professionele secretariaten, secretaresses die pro-actief werken, initiatief nemen, efficiënt werken, samenwerken, (inhoudelijke) meerwaarde leveren.

Het kan ook anders

Gelukkig ben ik in de afgelopen jaren ook (directie) secretaresses tegen gekomen waar hier helemaal geen sprake van was. We konden lezen en schrijven met elkaar, wisselden snel en efficiënt informatie uit en dachten met elkaar mee. Samen keken we trots naar resultaten: deze uitdaging hebben we samen toch even maar even gefixed! En ik kan je wel vertellen, deze dames (in deze specifieke gevallen, er zijn ongetwijfeld ook heren!) hebben de toekomst.

Er is nog een andere kant van de medaille: ik weet uit eigen ervaring als secretaresse (en spreek tegenwoordig ook secretaresses en werkgevers) waar de samenwerking tussen de secretariaten/secretaresses niet wordt gefaciliteerd/georganiseerd. De wil is er wel bij de secretaresses, maar, er zijn weer veel redenen te bedenken, er is geen aandacht voor, geen tijd, geen faciliteiten, niemand neemt het initiatief, et cetera.

Secretaresses worden wel meegenomen in de teambuilding of ontwikkelingen van de desbetreffende afdeling, maar er wordt niet gekeken naar teambuilding of professionalisering tussen de secretaresses onderling.

Daarom ook een oproep aan alle werkgevers, leidinggevenden, HR medewerkers: secretaresses hebben vaak een dubbelrol, horen bij meerdere teams binnen een organisatie. Faciliteer hen in het samenwerken, door een community of platform op te zetten, door een teambuilding te organiseren, gezamenlijke scholing of de inzet van software om efficiënter samen te werken.

En natuurlijk aan alle secretaresses: je kunt ook hier je leiderschap pakken, trek aan de bel, neem initiatief en kaart dit thema aan bij je werkgever.

Nieuwsgierig?

Ben jij benieuwd naar de kansen en mogelijkheden op het gebied van samenwerkingen, hoe je kunt samenwerken en wil jij meer ontdekken over de leiderschapsrol en hoe je die pakt? Meld je dan nu via https://bit.ly/2lTCjOA gratis aan voor de Future-proof Secretariaat Week van 7 t/m 11 oktober of neem contact met mij op om te kijken hoe ik jouw organisatie kan helpen de samenwerking tussen secretaresses te verbeteren.