Coronavirus versnelt de ontwikkelingen in het secretaressevak

Door het coronavirus is één van de ontwikkelingen in het secretaressevak, namelijk het werken met online tools, het werken op afstand, van de ene dag op de andere dag realiteit geworden. Daar waar het soms nog ‘toekomstmuziek’ was en organisaties langzaam onderzochten hoe zij hiermee om willen gaan, is het plotseling noodzaak en dus realiteit geworden. De tijd heeft ons ingehaald. En dit geldt niet alleen voor het leren werken met online tools. De ontwikkelingen die plaats vinden in het secretaressevak zijn in een stroomversnelling gekomen en ik geloof dat dit onomkeerbaar is. 

 

De afgelopen dagen heb ik meerdere berichten van secretaresses mogen ontvangen: “Je ziet nu wie wel of niet mee kunnen komen met het werken op afstand, je ziet een gebrekkige samenwerking steeds meer zichtbaar worden.” en “We constateren dat leidinggevenden nu heel veel dingen zelf doen. Terwijl wij ze ook op afstand prima kunnen ondersteunen.

 

Dit zijn geen tijdelijke issues. Hier zit een verhaal achter.

 

Een voorbeeld. Wanneer managers/leidinggevenden nu meer taken dan voorheen zelf doen, vraag je dan af waarom dat zo is. Wat is de achterliggende reden? Weten ze niet dat jij hen op afstand ook kunt ondersteunen? Balen ze van de situatie, denken ze dat er niets anders opzit dan het zelf te doen en missen ze je enorm? Óf ontdekken ze nu dat ze dit net zo snel/makkelijk zelf kunnen doen doordat ze de tools/systemen nu zelf ook maximaal benutten, i.p.v. bij jou langs lopen / jou mailen, en het werk afgeven?

 

Het is cruciaal om je nu bewust te zijn van de veranderingen in jouw organisatie en in de samenwerkingen op afstand. Het is belangrijk deze veranderingen te signaleren (dus zet je ‘voelsprieten’ aan)! Wanneer jij je hier bewust van bent, kun je onderzoek doen naar deze verandering. Wat is de achterliggende reden dat dit nu verandert? Wat betekent dit voor mij als secretaresse? En wat kan ik hierin betekenen? Welke rol kan ik hierin spelen?

 

Door het op afstand werken ben je niet meer fysiek zichtbaar. Als er iets gedaan moet worden is de vraag of de manager/leidinggevende aan je denkt op zo’n moment. Ook kan bij de manager eerder het gevoel ontstaan dat een bericht/mail naar jou een omweg is. Hij/zij kan net zo goed die mail rechtstreeks sturen misschien. Of die afspraak zelf even inplannen, in plaats van jou instructies geven via de mail. Kortom, jij moet zorgen dat je, ook op afstand, ‘zichtbaar’ bent voor je manager/leidinggevende. En los van de zichtbaarheid: waardevol bent voor je leidinggevende. Juist op afstand.

 

En dan komt ook het leiderschap om de hoek kijken. Naast het onderzoek naar deze verandering, is het belangrijk dat je een beeld kunt vormen wat dit voor jou/het secretariaat betekent en wat jij hierin kunt betekenen. Welke rol jij kunt spelen. Denk ik oplossingen. Wees creatief. En dat je dit vervolgens ook bespreekbaar maakt. Vertelt wat je signaleert en wat jij hierin kunt betekenen.

 

Het is namelijk zo, dat hoe langer deze situatie waarin we ons nu allen bevinden aanhoudt, hoe groter de kans is dat bepaalde veranderingen permanent zijn.

 

Ik geloof dat de veranderingen die nu teweeg worden gebracht in organisaties, straks niet van de een op andere dag worden teruggedraaid naar de oude situatie. 

 

Dit zou betekenen dat managers/leidinggevenden bepaalde taken ook straks, wanneer we weer op kantoor kunnen werken, zelf blijven doen.

 

Wat zou dit betekenen voor jouw takenpakket? Voor jouw rol?

 

En nu bereiken we dus het punt dat je takenpakket en rol moeten veranderen. Je zult een andere manier van ondersteuning aan moeten kunnen bieden. Meer inhoudelijk. Al dan niet op afstand. Zorgen dat je op een andere manier van grote meerwaarde blijft voor je leidinggevende. Dat je zichtbaar bent voor je leidinggevende. Deze verandering van rol (dat weet jij ook) is één van de grote veranderingen in het secretaresse vak. En waar de ontwikkelingen altijd nog voelen… voelden, als toekomstmuziek. Is het nu plotseling de realiteit.

 

En last but not least: ik geloof dat de huidige ontwikkelingen uiteindelijk zullen resulteren in (nog) meer VA banen in loondienst.

 

Ben jij nieuwsgierig hoe jij in deze tijden een ware key-player voor je leidinggevende kunt zijn en voor jezelf een happy en future-proof carrière creëert?  Download dan nu hier het E-book B.L.O.O.M.