8 stappen voor succesvolle online meetings ten tijde van de social distancing

Ieder zoekt zijn/haar eigen weg in het werken op afstand/het online werken. Hot topic in mijn mailbox was vandaag “meetings”. Bedrijven die nog niet goed op afstand kunnen samenwerken en overleggen (lees: tools als MS Teams nog niet gebruik(t)en, maar ook secretaresses die op zoek zijn naar nieuwe vormen van, nu dus online, meetings opzetten). Hoe doe je dat?

 

Los van welke tool. Welke ‘spelregels’ pas je toe? Hoe geef je dit vorm?

 

Deze 4 stappen zijn essentieel om dit goed voor te bereiden en op te zetten:

 

  1. Bepaal de ‘vorm’ van de meeting: wil je puur informatie delen? Of moet/mag iedereen zijn/haar zegje doen? Of moet/mag er een discussie ontstaan? Wat voor meeting wil je organiseren? Wat is het doel, wat is de vorm?
  2. Zorg voor een goede voorbereiding. En dit is een breed! Want, afhankelijk van de vorm, dien je de juiste tool te kiezen. Is het een één op één meeting of is het een kleine of grote groep? Welke functionaliteiten zijn van belang? Kies op basis hiervan je tool. Maar niet alleen dat. Zorg vervolgens ook dat je hebt geoefend met deze tool. Ken de techniek! En daarnaast, de standaard voorbereiding: zorg voor een duidelijke agenda, wat is het doel van het agendapunt en hoeveel tijd is er per agenda punt? Maar ook de spelregels! Stel praktische spelregels op, wat doe je als iemand een vraag wil stellen of een mening wil delen? Reageren in de chat? Een hand op steken?
  3. Zorg voor een krachtige voorzitter die echt leiderschap toont. Regie houden over een meeting online is misschien nog wel meer cruciaal dan een live meeting.
  4. Zorg voor een goede rechterhand (jij?!). Jij kunt de techniek bedienen. In de gaten houden wil input wil leveren op een agendapunt. Zo heeft de voorzitter één aanspreekpunt en jij focust je op de deelnemers.

 

Nog een paar ‘kleine tips’:

  1. Door in een tool gebruik te maken van de ‘privé’ chat (dus alleen gericht aan organisator/voorzitter), voorkom je dat er onderlinge discussies ontstaan in de chat.
  2. In een tool als ZOOM kun jij de regie voeren over bijv. de microfoons van de deelnemers. Jij kunt ze muten of unmuten.
  3. Als je met name informatie gaat zenden/delen, kun je in een tool als Webinargeek nog altijd prima input ontvangen van deelnemers. Ook hier kun je gebruik maken van de chat, ‘je hand opsteken’, en polls waarop deelnemers kunnen stemmen.
  4. In de meeste tools kun je presentaties delen / in beeld brengen en zelfs whiteboards in beeld brengen. Soms heb je nog de regie over wie iets in mag brengen; alleen de voorzitter of ook de deelnemers.

 

Ik wens iedereen succesvolle online meetings toe!

 

Ben je nu nieuwsgierig naar de meeting tools? Momenteel bied ik 50% korting op mijn 2 online trainingen waarin je leert werken met online tools. Deze korting geef ik i.v.m. het corona virus: dit is hoe ik secretaresses en werkgevers kan helpen om op zeer korte termijn online te gaan werken. Waardoor we onze economie draaiende kunnen houden. Voordeel voor jou? Je bent gelijk future-proof! De toekomst heeft ons afgelopen week al ingehaald, dus zorg dat je mee kunt in de online tools.

 

Benieuwd naar deze trainingen? Stuur me een mail. Dan vertel ik je meer. Je kunt gelijk starten, zodat jij en jouw organisatie hier de vruchten van plukken.